Over Duracell
Duracell is wereldwijd marktleider in de productie van alkalinebatterijen, speciale batterijen en oplaadbare batterijen. Sinds de oprichting van het bedrijf in de jaren 1940 is het uitgegroeid tot een iconisch merk als het gaat om het voorzien van apparaten van stroom met compacte en duurzame batterijen. Het bedrijf staat bekend om zijn hoge kwaliteit en superieure prestaties. De Duracell fabriek in Aarschot (België) werd opgericht in 1967 en telt tegenwoordig 450 werknemers. Tegen 2020 wil het een echte "Industry 4.0 Factory" zijn.
Daarom, in 2017, Duracell, Ometa en implementatiepartner Devoteam een Industry 4.0 proefproject gestart om de kwaliteit van zijn batterijen en de efficiëntie van het productieproces naar een hoger niveau te tillen.
Duracell's reis naar papierloze efficiëntie
In 2016 deed Duracell onderzoek naar de grootste verliezen op de productievloer. Ze voerden een inhoudsanalyse uit op alle soorten gegevens en documenten die binnen de fabriek werden gebruikt. De resultaten gaven aan dat ze elk jaar meer dan 20.000 uur besteedden aan het verwerken van documenten, zowel digitaal (Excel, pdf) als op papier. Daarom was het eerste wat ze moesten doen het elimineren van al dit papierwerk en Excel-sheets. Hiervoor vonden ze Ometa als technologiepartner.
In de afgelopen 20 jaar werden meer dan 800.000 bestanden verzameld in meer dan 156 verschillende mappen. Uiteindelijk ontstond er chaos en konden medewerkers nauwelijks de juiste documenten vinden. Om dit probleem het hoofd te bieden, besloot Duracell SharePoint te implementeren als Document Management Systeem (DMS). Hierdoor kan het bedrijf alleen met actuele gegevens werken en 80% van de oorspronkelijke 800.000 bestanden elimineren.
Tot voor kort was de typische flow dat documenten werden ingevuld, waarna een key-user de gegevens invoerde in zijn of haar systeem. De informatie werd vervolgens weer uitgeprint en doorgegeven aan een planner of een technicus. Waarom? Simpelweg omdat het voor operators op de werkvloer onmogelijk is om te werken met alle onderliggende systemen waarin gegevens worden verwerkt. Nu echter, dankzij het Ometa framework, is deze complexiteit weggenomen. In plaats daarvan zijn alle systemen en documenten aan elkaar gekoppeld in één centraal SharePoint-platform.
Alle informatie over productieplanning, productiehoeveelheden, afvalpercentages, onderhoud, veiligheid en kwaliteitscontrole die vroeger handmatig op verschillende plaatsen werd verwerkt, stroomt nu direct en automatisch naar de digitale werkruimte in SharePoint. Zo is de informatie nu direct beschikbaar op de werkvloer.
Dankzij deze realtime connectiviteit van alle gegevens in een digitale werkomgeving, zijn alle exports en macro's van elk systeem naar Excel overbodig geworden. In plaats daarvan worden deze nu vervangen door realtime portals. Waar technici in het verleden moesten zoeken naar documenten, krijgen ze die nu geleverd op het moment dat ze de informatie nodig hebben. Uiteindelijk heeft papierloos werken voor Duracell een enorm positief effect op de snelheid van de fabriek. Bovendien kan het bedrijf door deze nieuwe manier van werken de komende drie jaar ongeveer 650.000 euro besparen.
Een stabiel doe-het-zelf-integratieprogramma
Als het gaat om technische keuzes, streeft Pidpa er altijd naar om stabiele beslissingen te nemen voor een oplossing op de lange termijn. Daarom vindt de IT-afdeling het erg belangrijk om weloverwogen keuzes te maken. Hierbij speelt het klein kunnen beginnen om te kijken of de verwachtingen ook daadwerkelijk uitkomen een belangrijke rol. Tijdens het experimenteren met een nieuwe technologie is het voor Pidpa ook belangrijk om nauw contact te hebben met de technologieleverancier. Het gaat immers niet alleen om wat de software kan, maar ook om hoe de relatie met de leverancier is. Zo is Pidpa gestart met een proeflicentie. Ook op het gebied van investering was het belangrijk om klein beginnen en dan groeien. Op deze manier kon het management systematisch worden overtuigd.
Pidpa streeft ernaar om 80% zelfstandig te realiseren met het Ometa framework. Hierdoor hebben ze keuzevrijheid en kunnen ze snel en flexibel dingen veranderen. Voor complexe vraagstukken kunnen ze natuurlijk vertrouwen op de ondersteuning en expertise van Ometa. Dankzij het Ometa framework heeft Pidpa een stabiele oplossing gevonden die voldoet aan hun behoeften. Ze vonden een eenvoudige manier om te integreren met SAP, eDOCS en AD. Ometa biedt ook verschillende andere integratiemogelijkheden dankzij de ingebouwde OData service. Dit biedt hen een uniforme werkwijze, wat een groot voordeel is.
Bovendien is de tool eenvoudig te gebruiken omdat het slechts een kwestie van configuratie is. Als gevolg hiervan is voor sommige oplossingen de ontwikkelingstijd is teruggebracht van weken naar dagen. Eindelijk heeft Pidpa nu een tool die ze zelfstandig kunnen beheren en gebruiken. Dit geeft ze veel vrijheid en flexibiliteit om hun portalen en oplossingen te veranderen of aan te passen.
Verbeterde interne communicatie
Met ongeveer 700 werknemers heeft Pidpa de constante behoefte om de communicatie te optimaliseren. Zo heeft het waterbedrijf een paar jaar geleden het intranet veel dynamischer gemaakt en ervoor gezorgd dat de kwaliteit en snelheid van de informatie werd verhoogd. Aanvankelijk was er een enorme hoeveelheid e-mailverkeer binnen de organisatie, waaronder e-mails naar grote groepen mensen. Daarom besloot Pidpa om nieuwsberichten en interne informatie zoals noodberichten en aankondigingen beschikbaar te stellen via een geïntegreerd intranet. Via het nieuwe intranet kunnen werknemers vakantieaanvragen en ziekmeldingen doen en deze acties worden onmiddellijk doorgestuurd naar de collega's van HR.
Dankzij de directe integratie met SAP is het mogelijk geworden om allerlei verzoeken op een efficiënte manier op te volgen en worden verschillende acties nu op een uniforme manier beheerd. Het intranet is toegankelijk voor alle werknemers. Voor de werknemers die altijd onderweg zijn, is het intranet beschikbaar gemaakt op tablets. Dit laatste voorbeeld hangt nauw samen met het feit dat Pidpa een divers personeelspark heeft. Dit betekent dat er medewerkers zijn die zeer bekend zijn met SAP, maar tegelijkertijd zijn er ook veel medewerkers die geen ervaring hebben met het systeem. Voor deze laatste groep betekent het geïntegreerde intranet dat zij via gebruiksvriendelijke SharePoint portalen realtime informatie kunnen ontvangen uit en kunnen terugschrijven naar SAP.
Een zeer treffend voorbeeld is de registratie van afwijkingen in SAP. Afwijkingen kunnen worden gezien als defecten of storingen (bijvoorbeeld aan een riolering). Voorheen kwam het vaak voor dat medewerkers geen toegang tot en/of kennis van SAP hadden. Hierdoor was een handmatige gegevensoverdracht noodzakelijk met als bijkomend nadeel dat de gegevens niet altijd up-to-date waren. Dit is opgelost doordat medewerkers nu via eenvoudige webformulieren afwijkingen in SAP kunnen registreren en bijwerken.
Succes ligt in de mensen
Twee factoren zijn erg belangrijk bij deze overgang. Ten eerste is het belangrijk om het project op te delen in behapbare onderdelen die je één voor één oplost. Dat is een van de grootste uitdagingen. Ten tweede heb je de steun van het hele bedrijf nodig. Je hebt de steun van het management nodig, je hebt sterk leiderschap nodig en je hebt de medewerking van mensen op de werkvloer nodig om dingen in gang te zetten. Dit vereist visie en organisatie.
Voor dit project heeft Duracell een 'kernteam' samengesteld met medewerkers die vrijwillig deelnemen. Vooral de operators zijn betrokken bij dit project. Het is niet technisch geïnspireerd en de mensen op de vloer beslissen samen met hun teamleiders wat zij belangrijk vinden. Engineering en IT volgen dat kernteam om te bereiken wat wordt voorgesteld. We werken altijd met een lead model: we maken een proof of concept en dat werken we uit met input van meerdere mensen.
Daarna testen een of twee teams het in de praktijk en geven ze feedback. Op basis daarvan wordt de oplossing opnieuw gebouwd of geoptimaliseerd en pas dan wordt het systeem uitgerold. We gaan dus stap voor stap te werk en de input van de medewerkers is heel cruciaal. We communiceren hierover ook veel met de medewerkers. Het hele project is erg interactief en de uiteindelijke applicatie zal voor onze medewerkers geen verrassing zijn.
